GUÍA DE USO

Datos de la empresa

1. Instalar la aplicación de Facturación / Contabilidad

• Ir al "Panel de aplicaciones".
• Buscar y seleccionar "Facturación".
• Hacer clic en "Activar".
• Ir a la aplicación Facturación / Contabilidad.
• Hacer clic en “Empecemos” y configurar los datos de la empresa.
• Añadir datos necesarios para la facturación, como el país o el NIF (campo “Tax ID”).
• En este apartado se puede también configurar el diseño de las facturas y habilitar los pagos en línea.

Clientes

1. Añadir clientes

• Ir a "Facturación / Contabilidad".
• Hacer clic en "Clientes" > “Clientes”.
• Hacer clic en “Nuevo”.
• Seleccionar categoría “Individuo” o “Compañía”.
• Rellenar los campos necesarios. Necesario añadir país y NIF para poder facturar.

2. Importar clientes desde Excel

• Ir a "Facturación / Contabilidad".
• Hacer clic en "Clientes" > “Clientes”.
• Completar archivo Excel "Clientes".
• Hacer clic en "Rueda ajustes" > "Importar registros" > “Subir archivos” y seleccionar archivo “Clientes".
• Revisar campos e “Importar”.

Proveedores

1. Añadir proveedores

• Ir a "Facturación / Contabilidad".
• Hacer clic en "Proveedores" > "Proveedores".
• Hacer clic en “Nuevo”.
• Seleccionar categoría “Individuo” o “Compañía”.
• Rellenar los campos necesarios. Necesario añadir país y NIF para poder facturar.

2. Importar proveedores desde Excel

• Ir a "Facturación / Contabilidad".
• Hacer clic en "Proveedores" > “Proveedores”.
• Completar archivo Excel "Proveedores".
• Hacer clic en "Rueda ajustes" > "Importar registros" > “Subir archivos” y seleccionar archivo “Proveedores".
• Revisar campos e “Importar”.

Productos

1. Asegurarse de que el módulo de Inventario está instalado

• Ir al "Panel de aplicaciones".
• Buscar "Inventario" y hacer clic en "Activar".

2. Añadir almacenes

• Ir a "Inventario" > "Configuración" > "Almacenes".
• Hacer clic en "Nuevo".
• Completar detalles necesarios.
• Guardar almacén

3. Agregar productos al inventario

• Ir a "Inventario" > "Productos" > "Productos".
• Hacer clic en "Nuevo".
• Completar detalles necesarios.
• Para añadir producto al TPV ir a “Ventas” > “Punto de Venta” y marcar casilla “Disponible en TPV”. (El módulo debe estar instalado).
• Guardar cada producto.

4. Importar productos desde Excel

• Ir a "Inventario" > "Productos" > "Productos".
• Completar archivo Excel "Productos".
• Hacer clic en "Rueda ajustes" > "Importar registros" > “Subir archivos” y seleccionar archivo “Productos”.
• Revisar campos e “Importar”.

5. Importar cantidades de inventario desde Excel

• Ir a "Inventario" > "Operaciones" > "Inventario físico".
• Completar archivo Excel "Stock" (Los nombres de los productos y almacenes deben coincidir con los ya creados).
• Hacer clic en "Rueda ajustes" > "Importar registros" > “Subir archivos” y seleccionar archivo “Stock”.
• Revisar campos e “Importar”.
• Repetir el proceso por cada almacén.

Añadir imágenes a productos

1. Añadir imágenes manualmente cargando en Odoo

• Ir al formulario de creación/edición del producto.
• Hacer clic en el icono de “cargar imagen”.
• Seleccionar imagen a cargar y guardar.

2. Añadir imágenes importando desde Excel (recomendado para carga masiva)

• Obtener URL de la imagen subiéndola previamente a un servicio de alojamiento de imágenes que ofrezca URLS directas de imágenes, como Imgur, Dropbox, o un servicio similar.
• Añadir al Excel de importación de productos una columna llamada “image” con las URLS correspondientes para productos nuevos.
• Para productos existentes:
  1. Ir a “Inventario” > “Productos” > “Productos”.
  2. Hacer clic en el icono de lista (parte superior derecha).
  3. Seleccionar todos los productos a los cuales se quiere añadir imagen.
  4. Hacer clic en “Acciones” > “Exportar”.
  5. Seleccionar la casilla “Quiero actualizar datos (exportación compatible con importación)”.
  6. Hacer clic en “Exportar”.
  7. Modificar el archivo Excel descargado añadiendo una columna llamada “image” y añadir las URLs.
  8. Ir a “Inventario” > “Productos” > “Productos”.
  9. Hacer clic en “Acciones” > “Importar registros” > “Subir archivo”.
  10. Seleccionar el archivo editado y hacer clic en “Importar”.

Punto de Venta

1. Instalar el módulo Punto de Venta

• Ir al "Panel de aplicaciones".
• Buscar y seleccionar "Punto de Venta".
• Hacer clic en "Activar".

2. Configurar el Punto de Venta

• Ir a "Punto de Venta" > "Configuración" > "Ajustes".
• Configurar las diversas opciones: métodos de pago, interfaz, contabilidad, etc.
• Guardar los cambios.

3. Añadir productos al Punto de Venta

• Los productos creados en "Inventario" y seleccionados como “Disponible en TPV” estarán disponibles en el punto de venta.

4. Añadir categorías al Punto de Venta

• Ir a "Punto de Venta" > "Configuración" > "Categorías de producto TPV".
• Hacer clic en “Nuevo” y añadir el nombre de la categoría y si tiene relación con otra (Categoría padre).
• Añadir la categoría al producto en: Formulario de creación-edición / Ventas / Punto de venta / Categoría.

5. Iniciar la sesión del Punto de Venta y realizar venta

• Ir a "Punto de Venta" > "Tablero".
• Seleccionar el punto de venta configurado.
• Hacer clic en "Nueva Sesión".
• Añadir la cantidad de efectivo en “Caja de apertura” y “Abrir sesión”.
• Seleccionar los productos a vender.
• Seleccionar “Cliente”.
• Seleccionar “Pago” y “Método de pago”. En caso de seleccionar “Efectivo”, añadir la cantidad de efectivo recibida. “Validar”.
• Imprimir recibo o enviar por correo electrónico.
• Cerrar la sesión al terminar. Añadir cantidad de efectivo en “Contado” (ver previsión).

Sitio Web y Comercio Electrónico

1. Instalar el módulo de Comercio Electrónico

• Ir al "Panel de aplicaciones".
• Buscar y seleccionar "Comercio Electrónico".
• Hacer clic en "Activar".

2. Crear sitio web

• Completar: Quiero “una tienda en línea” para mi negocio de “_______” con el objetivo de “vender más”.
• Elegir paleta de colores.
• Agregar páginas y funciones del sitio web (se pueden añadir más tarde). Por defecto está seleccionada la “Tienda”.
• Elegir un tema.
• Hacer clic en “Construir sitio web”.

3. Configurar la tienda en línea

• Ir a "Sitio web” > "Configuración" > "Ajustes".
• Configurar las diversas opciones: dominio, pagos, productos, envíos, SEO, etc.
• Guardar los cambios.

4. Configurar Stripe

• Ir a "Sitio web” > "Configuración" > "Proveedores de pago" > “Stripe”.
• Seguir pasos para crear una cuenta.
• Seleccionar estado “Habilitado” o “Modo de prueba”.
• Añadir credenciales (Clave publicable y Contraseña secreta).
• Activar “Publicado” en la parte superior central de la pantalla.

5. Añadir productos a la tienda en línea

• Ir a "Sitio web” > "Comercio electrónico" > "Productos".
• Realizar las mismas acciones que creando un producto desde inventario.
• Una vez creados, los productos están como sin publicar en el catálogo de Comercio electrónico. Para que un producto sea visible para los visitantes, ir a “Sitio web” > “Sitio” > “Página de inicio”, hacer clic en la página de tienda principal, seleccionar el producto y configurarlo como publicado en la esquina superior derecha de la página.
• Para publicar lotes grandes de productos, lo más conveniente es ir a “Sitio web” > “Comercio electrónico” > “Productos”. Eliminar el filtro publicado al hacer clic en la x a su derecha y luego seleccionar la vista de lista. A continuación, hacer clic en el botón de interruptor desplegable (se ubica debajo del botón lista) y habilitar “Está publicado”. Hacer clic en la columna “publicado” para reordenarla según el estado publicado o sin publicar. Por último, seleccionar las casillas de los productos a publicar y marcar la casilla en la columna publicado de cualquiera de ellos para publicar todos.

6. Añadir categorías a la tienda en línea

• Ir a "Sitio web" > "Comercio electrónico" > "Categorías de comercio electrónico".
• Hacer clic en “Nuevo” y añadir el nombre de la categoría y si tiene relación con otra (Categoría padre).
• Añadir la categoría al producto en: Formulario de creación-edición / Ventas / Tienda de comercio electrónico/ Categorías.

7. Configurar métodos de envío

• Crear un producto previamente con el nombre del envío (ejemplo: Envío estándar) y el precio.
• Ir a "Sitio web” > “Configuración” > “Métodos de envío”
• Seleccionar un método de envío existente, o crear uno.
• Definir las características del envío y seleccionar en el apartado de “Producto de envío” el producto creado anteriormente.

8. Personalizar la tienda en línea

• Ir a "Sitio web" > "Sitio" > Pagina de inicio.
• Hacer clic en “Editar” en la esquina superior derecha.

9. Añadir traducciones al sitio web

• Ir a "Sitio web" > "Configuración" > Ajustes.
• Agregar o eliminar los idiomas requeridos en el campo “Idiomas” en la sección “Información del sitio web”.
• Para agregar un menú de selección de idioma:
  1. Ir al sitio web y hacer clic en Editar.
  2. Seleccionar el bloque donde agregar el menú de selecionar de idioma (por ejemplo, el encabezado).
  3. Seleccionar la pestaña Personalizar.
  4. En la sección Navbar, establecer el campo Selector de idioma en Desplegable o En línea.
  5. Hacer clic en Guardar.

Posicionamiento en Internet

1. Etiquetas meta

• Ir a "Sitio web” > “Sitio” > “Optimizar SEO”
• Añadir contenido para “Título” y “Descripción” Las etiquetas meta son elementos HTML que proporcionan información sobre un sitio web a los motores de búsqueda y a sus visitantes. Son una parte elemental para el SEO, pues ayudan a que los motores de búsqueda comprendan el contenido y el contexto de una página web y también atraen visitantes por el mismo motivo. Odoo cuenta con dos tipos de etiquetas meta: Las etiquetas de título específico el título de una página web y en los motores de búsqueda aparecen como un enlace en el que se puede hacer clic. Deben ser concisas, descriptivas y relevantes para el contenido de la página. Es posible actualizar la etiqueta de título de su página web o dejarla vacía para usar el valor predeterminado según el contenido de la página. Las etiquetas de descripción resumen el contenido de la página web y con frecuencia aparecen en los resultados del motor de búsqueda debajo del título. Se utilizan para invitar al usuario a visitar la página. Se puede actualizar la etiqueta de descripción de la página web o dejarla vacía para usar el valor predeterminado según el contenido de la página.

2. Palabras clave

• Ir a "Sitio web” > “Sitio” > “Optimizar SEO”
• Añadir contenido para “Palabras clave” Las palabras claves son uno de los elementos clave del SEO. Un sitio web que está bien optimizado para los motores de búsqueda utiliza palabras clave que son relevantes para que los visitantes potenciales encuentren lo que están buscando. En resumen, el SEO permite que los visitantes encuentren su sitio con facilidad. Escribir las palabras clave que se considere esenciales en el campo Palabra clave y hacer clic en Agregar para visualizar cómo se utilizan en distintos niveles del contenido (H1, H2, título de la página, descripción de la página, contenido de la página) y en las búsquedas relacionadas en Google. La herramienta también sugiere palabras clave relevantes para aumentar el tráfico web. Entre más palabras clave estén presentes en la página web, mejor. Por cuestiones de SEO, se recomienda encarecidamente que solo se use un título H1 por página.

3. Imágenes para compartir en redes sociales

• Ir a "Sitio web” > “Sitio” > “Optimizar SEO”
• Seleccionar o añadir la imagen que aparecerá cuando se comparta en redes sociales.

4. Imágenes

El tamaño de las imágenes afecta de forma importante la velocidad de la página. Es un criterio indispensable para los motores de búsqueda para optimizar el posicionamiento SEO. En automático, Odoo comprime las imágenes subidas y las convierte a Webp. En este formato las imágenes son más pequeñas, lo cual aumenta la velocidad de carga de la página, lo cual resulta en una mejor calificación SEO. Todas las imágenes que se usan en los temas oficiales de Odoo también se comprimen de forma automática. Si se está usando un tema de un tercero es probable que las imágenes no se comprimen de manera eficiente. Para modificar una imagen del sitio web, seleccionarla, hacer clic en Editar, luego ir a la pestaña Personalizar y ajustar el formato en la sección Imagen.

5. Marcado de datos estructurados

El marcado de datos estructurados se encarga de generar fragmentos enriquecidos en los resultados del motor de búsqueda. Gracias a esto, los sitios web pueden enviar datos estructurados a los robots de los motores de búsqueda que les ayudarán a comprender su contenido y crear mejores resultados de búsqueda. De forma predeterminada, Google es compatible con varios fragmentos enriquecidos para tipos de contenido como comentarios, personas, productos, negocios, eventos y organizaciones. Los microdatos son un conjunto de etiquetas, implementados desde HTML5, que ayudan a que los motores de búsqueda comprendan mejor su contenido y lo muestren de forma adecuada. Odoo implementa microdatos según lo definido en la especificación de schema.org para eventos, productos de comercio electrónico, publicaciones de foros y direcciones de contacto. Esto permite que las páginas de sus productos aparezcan en Google con información adicional como su precio y su calificación.

6. Robots.txt

Los archivos robots.txt se encargan de indicarle a los rastreadores de motores de búsqueda a qué URL de su sitio puede acceder el rastreador para indexar su contenido. Estos se usan principalmente para evitar sobrecargar el sitio con solicitudes. Los motores de búsqueda consultan el archivo robots.txt al indexar el sitio web. Odoo crea uno de estos archivos de forma automática y está disponible en mibasededatos.odoo.com/robots.txt. Es posible controlar a qué páginas del sitio pueden acceder los rastreadores de motores de búsqueda si edita el archivo robots.txt. Para agregar instrucciones personalizadas al archivo, ir a “Sitio web” > “Configuración” > “Ajustes”, buscar la sección SEO y hacer clic en “Editar robots.txt”.

7. Mapa del sitio

El mapa del sitio señala las páginas del sitio web y su relación entre ellas a los robots de los motores de búsqueda. Odoo genera un archivo /sitemap.xml que incluye todas las URL. Por motivos de rendimiento, este archivo se almacena en caché y se actualiza cada 12 horas. Odoo creará un archivo de índice de mapa del sitio si su sitio web tiene muchas páginas, respetará el protocolo de sitemaps.org y agrupará las URL del mapa del sitio en fragmentos de 45,000 por archivo. Cada entrada del mapa del sitio web tiene tres atributos que se calculan de forma automática:

• <loc>: la URL de una página.
• <lastmod>: última fecha de modificación del recurso, se calcula de forma automática según el objeto relacionado. En el caso de una página relacionada con un producto, podría ser la última fecha de modificación del producto o de la página.
• <priority>: es posible que los módulos implementen su algoritmo por prioridad según su contenido. Por ejemplo, la prioridad en un foro se puede asignar según el número de votos en una publicación en específico. Por otro lado, si se trata de una página web estática, esta se definirá por su campo de prioridad, este se encuentra normalizado (16 es el número predeterminado). Para evitar que las páginas aparezcan en un mapa del sitio, ir a “Sitio” > “Propiedades”, hacer clic en la pestaña “Publicar” y desactivar la función Indexado.

8. Atributos hreflang de HTML

De forma automática, Odoo incluye los atributos hreflang y x-default en el código de las páginas con varios idiomas de su sitio web. Estos atributos HTML son indispensables para que los motores de búsqueda cuenten con la información relacionada al idioma y la segmentación geográfica de una página en específico.

Ver la página “Especificaciones técnicas - Posicionamiento SEO ”

Ventas

1. Gestionar pedidos desde comercio electrónico

• Ir a “Sitio web” > "Comercio Electrónico" > "Pedidos".
• Cuando se recibe un pedido, este aparece automáticamente en la lista y se puede observar su estado en la columna correspondiente.
• Al hacer clic en un pedido, se puede crear la factura haciendo clic en “Crear factura” y “Confirmar”.
• También se puede gestionar y validar el envío haciendo clic en “Entrega”.

2. Crear presupuesto

• Ir a “Ventas” y hacer clic en “Nuevo”.
• Seleccionar cliente y productos. Completar los campos requeridos y hacer clic en “Confirmar”.
• Accediendo al presupuesto podemos “Crear factura” y “Confirmar” el pago, gestionar la “Entrega”, etc.

Compras

1. Crear solicitud de presupuesto a proveedor

• Ir a "Compra" y hacer clic en "Nuevo".
• Seleccionar proveedor y productos. Completar los campos requeridos y hacer clic en “Enviar por correo electrónico” y “Confirmar orden”.
• Accediendo a la solicitud de presupuesto podemos “Confirmar productos” y “Crear factura” y “Confirmar” el pago, entre otras acciones.

Inventario

1. Gestionar recepciones / traslados internos / órdenes de entrega / pedidos TPV

• Ir a "Inventario".
• Seleccionar la categoría deseada en “Resumen de inventario”.
• Dispondremos de una lista detallada con los elementos a gestionar y su estado.

Proyectos

1. Instalar el módulo de Proyecto y configurar proyectos

• Ir al "Panel de aplicaciones".
• Buscar y seleccionar "Proyecto".
• Hacer clic en "Activar".
• Ir a "Proyecto" y hacer clic en "Nuevo".
• Añadir el nombre y seleccionar “Facturable” o no en función de si queremos facturarlo.
• Crear etapas añadiendo el nombre y haciendo clic en “Agregar”.
• Crear tareas haciendo clic en “+”, escribiendo el título y añadiendo trabajadores asignados.

2. Facturar tareas de proyectos

• Ir a "Proyecto", acceder al proyecto y hacer clic en la tarea a facturar.
• Añadir cliente.
• Añadir “Artículo de la orden de venta”.
• Si la orden no existe, crearla haciendo clic en “Buscar más” y “Nuevo”.

Recursos Humanos

1. Gestionar empleados

• Ir al "Panel de aplicaciones".
• Buscar y seleccionar "Empleados".
• Hacer clic en "Activar".
• Ir a “Empleados”.
• Hacer clic en "Nuevo".
• Completar detalles necesarios.

2. Gestionar departamentos

• Ir a “Empleados” > “Departamentos”.
• Hacer clic en "Nuevo".
• Completar detalles necesarios.

3. Gestionar contratos

• Ir al "Panel de aplicaciones".
• Buscar y seleccionar "Contratos de los empleados".
• Hacer clic en "Activar".
• Ir a “Contratos de los empleados”.
• Hacer clic en "Nuevo".
• Completar detalles necesarios.

4. Gestionar nóminas

• Ir al "Panel de aplicaciones".
• Buscar y seleccionar "Nómina" (Es posible que sea necesario instalar una aplicación de terceros).
• Hacer clic en "Activar".
• Ir a “Nómina”.
• Hacer clic en "Nuevo".
• Completar detalles necesarios.

Flota

1. Instalar la aplicación de Flota

• Ir al "Panel de aplicaciones".
• Buscar y seleccionar "Flota".
• Hacer clic en "Activar".
• Ir a “Flota”.
• Hacer clic en "Nuevo".
• Completar detalles necesarios.

Paneles de Datos

1. Hacer uso de la aplicación Tableros

• Ir a “Tableros”.
• Seleccionar el apartado deseado (Ventas, Finanzas, Logística, Sitio Web,…).
• Hacer uso de los selectores superiores para filtrar por fecha, producto, cliente, proveedor…

Exportar Datos

1. Exportar datos desde tabla

• Ir al módulo deseado con los datos a exportar.
• Activar la vista de lista haciendo clic en el icono correspondiente en la parte superior derecha.
• Hacer clic en el icono con forma de rueda de “Acciones” y seleccionar “Exportar todo”.
• Si solo deseamos unos campos concretos, seleccionarlos y hacer clic en “Acciones” y “Exportar”.
• Se abrirá una ventana para seleccionar los campos y el formato a descargar.

2. Exportar datos desde tablero

• Ir a “Tableros”.
• Seleccionar el apartado deseado y filtrar los datos requeridos.
• Hacer clic en el botón superior derecho “Compartir”.
• Ir al enlace creado para compartir.
• Hacer clic en el botón superior “Descargar”.